服务利用制度

自然资源实物地质资料中心 实物地质资料服务利用办法

发布时间:2019-6-13

第一章  总则

第一条  为加强和规范自然资源实物地质资料中心(以下简称“实物中心”)的实物地质资料服务工作,提高服务工作效率和水平,结合实物中心工作实际,制定本办法。

第二条  实物地质资料服务工作(以下简称“资料服务”)坚持统一领导、牵头负责、协调配合、共同实施的原则。

第三条  本办法适用于实物中心提供的实物地质资料利用、相关资料借阅、来客参观等服务工作。

第二章  职责分工

第四条  资料服务室是实物中心资料服务的窗口,全面负责资料服务工作,主要职责有:

(一)负责受理、承办实物地质资料服务利用申请。

(二)负责用户到馆接待登记、服务过程跟踪、后续服务跟踪、服务质量跟踪等。

(三)负责各类馆藏实物地质资料服务目录和数据的编制、更新与离线发布。

(四)负责来客参观统一安排、统一登记、展厅和标本园讲解。

(五)负责对外服务情况统计分析和服务宣传。

第五条  库藏管理室是馆藏实物地质资料的日常管理部门,负责配合资料服务室做好资料服务工作,主要职责有:

(一)负责按照审批的服务利用申请,提供库藏实物资料的出入库和相关资料的借阅服务。

(二)负责参观库房的接待与讲解。

(三)负责定期向资料服务室提供馆藏资源目录。

(四)负责实物地质资料服务利用反馈成果的归档。

第六条  岩矿测试实验室是实物地质资料服务利用的技术支撑部门,负责配合资料服务室做好资料服务工作,主要职责有:

(一)负责实物地质资料取样。

(二)负责实物地质资料测试。

(三)参与实物地质资料取样、测试技术论证。

第七条  其他有关处室职责:

(一)网络信息室负责馆藏实物地质资料服务目录与数据的网络发布。

(二)中心办公室负责国内各级单位领导来实物中心参观的手续办理。

(三)科技外事处负责国外来宾来实物中心参观的手续办理。

第八条  接待人员职责:

(一)严格按规定办理资料借阅利用和来客参观手续,做到业务熟练,手续完备。

(二)主动向用户解释有关资料服务方面的规定,使用户自觉遵守有关规定。

(三)礼貌待人,文明服务,虚心听取意见,改进工作,不断地提高服务水平。

第三章  资料借阅利用管理

第九条  实物中心提供的资料借阅利用主要包括实物观察、取样、测试和实物相关资料借阅等。

第十条   资料服务室牵头负责资料借阅利用工作,与库藏管理室共同实施,并具体承担服务利用申请的登记、审核、资料明细开具等。

第十一条  到实物中心借阅利用资料的用户,根据借阅利用资料类型的不同,应出示不同的证件,资料服务室接待人员应严格查验证件。

(一)借阅利用公开地质资料,用户应出示本人有效身份证件。

(二)借阅利用保护期内地质资料,用户应出示本人有效身份证件和经汇交人同意的书面证明文件。

(三)借阅利用涉密地质资料,用户除出示本人有效身份证件外,还应出示《涉密地质资料借阅复制证书》。

第十二条  实物观察实行先预约申请后来馆观察,具体服务工作流程:

(一)申请。用户向资料服务室提交《实物地质资料观察申请表》(附件1)。

(二)审批。资料服务室收到用户的观察申请后,做好申请内容审核,履行签字审批手续,并及时与库藏管理室进行对接,协调安排用户来馆观察实物时间。

(三)到馆登记。用户来馆后,资料服务室接待人员应做好用户登记,并认真填写《实物地质资料服务来客登记表》(附件2)。

(四)查阅目录。用户自查或资料服务室接待人员协助查询服务目录,提供档号、题名等信息给库藏管理室,以便做好资料下架。

(五)入库观察。资料服务室接待人员全程陪同用户入库观察实物;库藏管理室接待人员凭资料服务室签字审批的《实物地质资料观察申请表》,为用户提供实物的出入库服务;用户观察实物过程中需要查阅实物相关资料的,需履行相关资料借阅登记手续,库藏管理室原则上只向用户提供复制件,不提供原件;用户观察实物后提出取样申请的,资料服务室负责履行相关审批手续。

第十三条  实物取样原则上实行先观察后取样,特殊情况下,用户也可直接提出取样申请,具体服务工作流程:

(一)申请。用户向资料服务室提交《实物地质资料取样申请表》(附件3)。

(二)审批。用户提交取样申请后,资料服务室应及时与库藏管理室和岩矿测试实验室沟通,根据取样申请内容确定是否允许取样、取样范围及数量是否合理等事宜,并履行审批手续;一般情况下,取样申请经资料服务室和库藏管理室负责人共同签字即可,遇到国外人员及中外合作项目取样申请等特殊情况,须经分管领导签字;取样申请一般应在5个工作日内完成审批;经审批允许取样的,资料服务室应及时通知用户来馆取样;经审批不允许取样的,资料服务室应及时向用户说明情况。

(三)到馆登记与签订承诺书。用户来馆后,资料服务室接待人员应做好用户登记;用户如果是观察实物后提出取样申请再次来馆的,只需填写再次来馆日期,并按要求签订《实物地质资料取样分析测试申请人承诺书》(附件4)。

(四)查阅目录。用户直接提出取样申请的,需进行自查或由资料服务室接待人员协助查询服务目录,获得档号、题名等信息提供给库藏管理室,以便做好资料下架。

(五)入库取样。资料服务室接待人员全程陪同用户入库取样,并会同库藏管理室、岩矿测试实验室做好实物取样服务;库藏管理室接待人员凭签字审批的《实物地质资料取样申请表》,为用户提供实物下架;岩矿测试实验室负责为用户提供取样设备,并完成取样;取样工作在实物库内指定场所进行,取样后剩余的实物样品要放回原位置,并要进行登记并填写取样记录,库藏管理室接待人员要进行现场检查验收,合格后方可允许用户带离样品。

(六)样品测试。根据用户取样测试内容,实物中心具备测试条件的,原则上要求用户在实物中心岩矿测试实验室进行制样、测试工作,并填写《样品检测委托书》(附件5);用户取样送其他测试机构测试的,测试分析后实物样品有剩余的,应按要求将样品包装送回实物中心继续保存。

(七)利用成果反馈。用户取样测试分析结束后6个月内,资料服务室负责督促用户按照承诺书要求向实物中心提交测试数据及相关研究成果,并提交库藏管理室统一归档管理。

第十四条  实物相关资料借阅工作由库藏管理室负责实施,具体负责相关资料的查询、阅览、复制等工作,并履行借阅登记手续。

(一)相关资料有电子版的,库藏管理室应向用户优先提供电子版资料,并采用光盘刻录。

(二)借阅纸质相关资料,用户须当面点清数量,单次借阅量不得超过3档,借阅时间不得超过15天,因工作需要延期借用者,可办理续借手续,但总的借阅时间不得超过30天。

(三)用户在使用纸质相关资料时,必须严加爱护,不得污损、涂改、划记号和随意折叠。

(四)用户归还资料时,库藏管理室应认真清点检查,归还资料与所借资料相符后当面办理借阅注销手续。

第十五条  实物中心提供实物取样、资料扫描、打印及刻盘等服务时,只收取工本费。

第十六条  用户观察取样结束时,资料服务室接待人员应对用户进行服务满意度调查,并认真填写《实物地质资料服务满意度调查表》(附件6)。

第十七条  资料服务室应定期开展实物观察、取样等资料服务利用情况汇总、统计分析工作。

第四章  来客参观管理

第十八条  实物中心的来客参观工作由资料服务室统一登记、统一安排,并与库藏管理室共同实施。

第十九条  所有来客参观的接待,资料服务室接待人员均应如实填写《实物地质资料服务来客登记表》,写明来客姓名、单位、联系方式、人数等。

第二十条  与资料服务室联系的客人参观,资料服务室直接安排参观。

第二十一条  与其他处室联系的客人参观,相关处室应及时通知资料服务室,由资料服务室负责安排参观。

第二十二条  中心领导接待的客人参观,由中心办公室负责履行相关手续,因特殊原因来不及按正常程序办理手续的,中心办公室可通知资料服务室先安排参观,参观工作结束后,由中心办公室负责补办手续。

第二十三条  到实物中心访问、交流的外国客人参观,由科技外事处按照外事活动规定负责接待工作,并及时通知资料服务室,由资料服务室负责安排参观。

第二十四条  来客参观结束时,资料服务室接待人员应对来客进行服务满意度调查,认真填写《实物地质资料服务满意度调查表》,并定期开展来客参观情况统计工作。

第五章  责任追究

第二十五条  因违反中心规定提供资料服务给中心造成损失的,追究有关人员责任。

第二十六条 因违反国家的保密安全等法律规定给中心造成重大损失的,按国家法律有关条款追究其法律责任。

第六章  附则

第二十七条  本单位人员因工作需要借阅利用资料参照本办法执行。

第二十八条  馆藏实物地质资料目录、数据发布程序参照实物中心有关规定执行。

第二十九条  本办法由实物中心资料服务室负责解释。

第三十条  本办法自印发之日起执行。

附件:

1.实物地质资料观察申请表
       2.实物地质资料服务来客登记表
       3.实物地质资料取样申请表
       4.实物地质资料取样分析测试申请人承诺书
       5.样品检测委托书
       6.实物地质资料服务满意度调查表  

1324592